Privacy verklaring

Wanneer je gebruikmaakt van de online boekhoudtool van Tally, de Tally-apps, onze diensten afneemt of een van onze websites bezoekt, verwerken wij persoonsgegevens van je. Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan en jouw privacy zo goed mogelijk te beschermen. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden en hoe wij hiermee omgaan, zodat je precies weet waar je aan toe bent.

1. Begrippen: wie bedoelen we in deze verklaring?

In deze privacyverklaring verwijzen we met ‘jij’, ‘je’ of ‘jou(w)’ naar jou als gebruiker van de online boekhoudsoftware van Tally, als gebruiker van de Tally-apps, als afnemer van aanvullende diensten van Tally en/of als bezoeker van een van onze websites.Wanneer de Tally-administratie op naam staat van een onderneming, doelen ‘jij’, ‘je’, ‘jou(w)’, ‘je bedrijf’ en ‘jouw bedrijf’ op die onderneming als zakelijke klant van Tally.

Met ‘wij’, ‘we’, ‘ons’ of ‘onze’ wordt bedoeld: Tally AI B.V., gevestigd aan de Schipluidenlaan 4, 1062HE Amsterdam, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 99443570.

2. Verantwoordelijkheid voor persoonsgegevens

Op grond van de privacywetgeving (AVG) is Tally verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar gebruikers en bezoekers van de website. Deze privacyverklaring ziet uitsluitend op die persoonsgegevens.

Voor de persoonsgegevens die jij verwerkt van jouw eigen klanten of relaties binnen je Tally-administratie, ben jij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt ook voor gegevens die via koppelingen beschikbaar worden gesteld, bijvoorbeeld vanuit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Jij kunt deze gegevens zelf inzien, beheren, aanpassen en verwijderen.

In dat kader treedt Tally op als verwerker. Om de verantwoordelijkheden duidelijk vast te leggen, kun je via het accountbeheer in Tally een verwerkersovereenkomst met ons sluiten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij en met welk doel?

Welke persoonsgegevens Tally verwerkt en voor welke doeleinden, hangt af van de manier waarop je gebruikmaakt van onze diensten. Hieronder lichten we per situatie toe welke gegevens worden verwerkt en waarom.

a. Wanneer je onze websites bezoekt

Bij een bezoek aan een van de websites van Tally verzamelen wij gegevens over het gebruik van de website. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om het aantal bezoekers, herkomst van bezoekers, bezochte pagina’s en interacties met de website (zoals via heatmaps).

Welke gegevens precies worden verwerkt, is afhankelijk van de informatie die je browser automatisch meestuurt. Dit kan onder meer informatie zijn over je apparaat, besturingssysteem, browserinstellingen en het tijdstip van je bezoek.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• inzicht te krijgen in het gebruik van onze websites;
• statistieken op te stellen;
• onze websites gebruiksvriendelijker en beter af te stemmen op bezoekers.

Deze verwerking vindt plaats op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze websites te optimaliseren. Voor deze analyses maken wij gebruik van cookies. Meer informatie hierover vind je in onze cookieverklaring.

b. Wanneer je contact met ons opneemt

Neem je contact op met Tally, bijvoorbeeld via support, e-mail of een bericht vanuit je account, dan verwerken wij je naam en e-mailadres. Afhankelijk van de situatie kunnen we ook vastleggen welke browser, welk apparaat of welke API-client je gebruikt en namens welk bedrijf je contact opneemt.

Deze gegevens gebruiken wij uitsluitend om:

• je vragen te beantwoorden;
• ondersteuning te bieden;
• contact met je te onderhouden in het kader van onze overeenkomst.

Let op: stuur ons nooit ongevraagd gevoelige persoonsgegevens, zoals wachtwoorden. Ontvangen wij dergelijke informatie toch, dan zullen wij je hierover informeren, het bericht verwijderen en niet inhoudelijk behandelen. Indien nodig resetten wij direct je wachtwoord en ben je verplicht een nieuw wachtwoord in te stellen.

c. Wanneer je je aanmeldt voor Tally of een betaald abonnement afsluit

Bij aanmelding voor Tally vragen wij je om je bedrijfsnaam, je naam en je e-mailadres. Zonder deze gegevens kunnen wij geen overeenkomst met je aangaan.

Daarnaast verwerken wij – afhankelijk van de gekozen diensten – aanvullende gegevens over jouw onderneming, zoals:

• Contactgegevens;
• KvK-nummer;
• Btw-nummer;
• SBI-codes;
• gegevens van uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s);
• bankrekeningnummer.

Deze aanvullende gegevens zijn noodzakelijk wanneer je een betaald abonnement afsluit of gebruikmaakt van diensten waarvoor extra verificaties vereist zijn, zoals Peppol of Tally Betaalmethoden.

Wij gebruiken deze gegevens voor:

• het uitvoeren van de overeenkomst;
• het leveren van onze diensten;
• het uitvoeren van verplichte verificaties;
• het verlenen van support;
• het opstellen en versturen van facturen;
• marketingdoeleinden (voor klanten die zich vanaf 1 juli 2025 hebben aangemeld);
• het analyseren en verbeteren van de werking van onze applicatie.

Daarnaast gebruiken wij je e-mailadres voor het versturen van serviceberichten en nieuwsbrieven. Dit gebeurt op basis van ons commercieel belang of jouw toestemming. Je kunt je hiervoor op ieder moment afmelden via de uitschrijflink in het bericht.

Wij gebruiken deze gegevens voor:Ook leggen wij vast hoe je klant bij Tally bent geworden, bijvoorbeeld via advertenties of een doorverwijzing. Dit doen wij om de effectiviteit van onze marketingcampagnes te meten.

d. Wanneer je gebruikmaakt van de diensten van Tally

Om onze diensten continu te verbeteren, analyseren wij het gebruik van Tally. Hiervoor verwerken wij gegevens in geanonimiseerde of sterk gepseudonimiseerde vorm, die slechts in zeer beperkte mate tot individuele gebruikers te herleiden zijn.

Deze analyses helpen ons om:

• beter te begrijpen hoe de applicatie wordt gebruikt;
• inzicht te krijgen in algemene trends en statistieken;
• gerichte verbeteringen door te voeren.

De uitkomsten van deze analyses kunnen worden gebruikt in blogs of andere communicatie-uitingen. Daarbij publiceren wij nooit gegevens die tot individuele gebruikers te herleiden zijn.

In beperkte gevallen gebruiken wij kleine datasets, zoals een selectie van facturen, om onze algoritmes te verbeteren. Hiervoor hebben wij passende waarborgen getroffen om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan.

e. Wanneer je je aanmeldt als adviseur

Via de website van Tally kun je je aanmelden als adviseur, bijvoorbeeld als accountant of boekhouder. Bij deze aanmelding verwerken wij persoonsgegevens zoals je naam, adres en contactgegevens.

Door je aan te melden geef je Tally toestemming om deze gegevens op te slaan en te publiceren op de website, zodat klanten jou als adviseur kunnen vinden. Daarnaast verzamelen en publiceren wij recensies over jou als adviseur, geschreven door klanten. Ook hiervoor geef je toestemming bij je aanmelding.

f. Wanneer je een recensie achterlaat

Gebruikers kunnen via Tally een recensie plaatsen over Tally of over een adviseur. Met jouw toestemming slaan wij deze recensie op en publiceren wij deze op onze website.

Daarbij verwerken wij:

• de inhoud van de recensie;
• je naam;
• je geslacht;
• eventueel je bedrijfsnaam.

Recensies over Tally kunnen daarnaast worden gedeeld met partners, zodat deze zichtbaar worden op zoekmachines en vergelijkingswebsites.

g. Overige doeleinden

Tot slot verwerken wij je naam, e-mailadres en/of vestigingsadres voor administratieve doeleinden, zoals:

• Facturatie;
• het innen van openstaande vorderingen;
• Kredietwaardigheidsonderzoeken;
• onze financiële administratie;
• het afhandelen van klachten en geschillen.

Deze verwerkingen zijn noodzakelijk voor een correcte uitvoering van de overeenkomst.

4. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Tally neemt passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang en onrechtmatig gebruik. Bij het bepalen van deze maatregelen houden wij rekening met de stand van de techniek, de kosten van implementatie, de aard van de verwerkte persoonsgegevens en de mogelijke risico’s.

Onze websites en applicaties zijn bijvoorbeeld beveiligd met een TLS-certificaat en wij maken gebruik van aanvullende beveiligingsmaatregelen, zoals firewalls, om misbruik en ongeautoriseerde toegang te voorkomen.

Daarnaast hanteert Tally een responsible disclosure-beleid. Dit betekent dat wij niet alleen zelf actief zoeken naar kwetsbaarheden in onze systemen, maar ook openstaan voor meldingen van beveiligingslekken door derden. Ontvangen meldingen worden zorgvuldig beoordeeld en, indien nodig, zo snel mogelijk verholpen.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens en van wie ontvangen wij gegevens?

Binnen Tally hebben uitsluitend medewerkers toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van hun werkzaamheden.

Wij gaan terughoudend om met het delen van persoonsgegevens. Persoonsgegevens – inclusief gegevens uit jouw administratie – worden nooit verkocht of verhuurd aan derden. Wij delen persoonsgegevens uitsluitend in de volgende situaties:

• Wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld in het kader van een onderzoek door het Openbaar Ministerie of een andere bevoegde instantie. In dat geval verstrekken wij uitsluitend de gegevens die wij op grond van de wet moeten delen.
• Wanneer dit past binnen het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld en dit is toegestaan op grond van de privacywetgeving, bijvoorbeeld omdat jij daarvoor toestemming hebt gegeven.

Daarnaast kan Tally persoonsgegevens delen met partijen die in onze opdracht diensten uitvoeren (juridisch: verwerkers). Deze partijen verwerken persoonsgegevens uitsluitend namens Tally en volgens onze instructies. Met deze partners zijn afspraken gemaakt over vertrouwelijkheid, beveiliging en bescherming van persoonsgegevens.

Sommige van deze partners zijn gevestigd buiten de Europese Unie of de Europese Economische Ruimte. In die gevallen zorgen wij voor passende waarborgen, zoals aanvullende beveiligingsmaatregelen of het afsluiten van door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses.

Let op: op de websites van Tally kunnen links staan naar websites van derden. Ook kun je via Tally koppelingen maken met applicaties van andere partijen (zoals via API’s). Tally is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens of voor hun naleving van de privacywetgeving.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Tally bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld. In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht gegevens langer te bewaren. Zo schrijft de Belastingdienst voor dat facturen met persoonsgegevens tien jaar moeten worden bewaard. Tally houdt zich aan deze wettelijke bewaartermijnen.

Daarnaast hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Heb je een gebruikersaccount bij Tally, dan bewaren wij je persoonsgegevens zolang je gebruikmaakt van dat account. Na beëindiging van je account verwijderen wij persoonsgegevens die niet langer nodig zijn binnen één maand.
• De volgende gegevens bewaren wij tien jaar:
  - overeenkomsten, waaronder verwerkersovereenkomsten en de overeenkomst tot gebruik van Tally;
  - gegevens over het aangaan en beëindigen van deze overeenkomsten;
  - verificatiegegevens die zijn vastgelegd in het kader van wettelijke verplichtingen.
• Recensies die op onze website zijn gepubliceerd, verwijderen wij op verzoek.
• Correspondentie met onze supportafdeling bewaren wij in beginsel één jaar. Deze termijn kan langer zijn indien de correspondentie relevant is als bewijs, bijvoorbeeld bij een geschil of faillissement.
• Ben je aangemeld als adviseur, dan blijven je gegevens gepubliceerd op de website totdat je verzoekt om verwijdering.
• Analytische gegevens, waaronder gegevens uit Google Analytics, bewaren wij maximaal 36 maanden.
• Andere persoonsgegevens die op onze website zijn gepubliceerd, verwijderen wij op verzoek zo spoedig mogelijk.

7. Welke privacyrechten heb je?

Op grond van de geldende privacywetgeving (AVG) beschik je over verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Zo heb je het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die Tally van je verwerkt;
• persoonsgegevens die feitelijk onjuist zijn te laten corrigeren, aanvullen of verwijderen;
• het gebruik van je persoonsgegevens te laten beperken;
• je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen of te laten overdragen aan een andere partij (dataportabiliteit). Dit recht geldt uitsluitend voor persoonsgegevens die wij verwerken op basis van de overeenkomst met jou of op basis van jouw toestemming;
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens.

Heb je Tally toestemming gegeven voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens, dan kun je die toestemming op ieder moment intrekken. Na intrekking zal Tally deze persoonsgegevens verwijderen, tenzij wij de gegevens ook nodig hebben voor een ander doel waarvoor geen toestemming vereist is. In dat geval worden de gegevens uitsluitend voor dat andere doel bewaard.

8. Hoe kun je jouw rechten uitoefenen?

Je kunt op verschillende manieren gebruikmaken van de hiervoor genoemde rechten:

• Via je gebruikersaccount of het accountbeheer kun je bepaalde persoonsgegevens zelf inzien, wijzigen of verwijderen.
• Wil je geen nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kun je je eenvoudig afmelden via de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
• Via het accountbeheer kun je persoonsgegevens downloaden waarvoor Tally verwerkingsverantwoordelijke is, zoals facturen of contactgegevens.

Gegevens die je zelf in je Tally-administratie hebt opgeslagen en waarvoor Tally als verwerker optreedt, vallen hier niet onder. Deze gegevens kun je rechtstreeks in je eigen administratie raadplegen en beheren.

Daarnaast kun je een verzoek indienen via support@tally.money. Om misbruik te voorkomen, kan Tally je vragen om je identiteit te verifiëren voordat het verzoek in behandeling wordt genomen. Je ontvangt in principe binnen één maand een reactie. In uitzonderlijke gevallen kan Tally een verzoek geheel of gedeeltelijk weigeren; in dat geval leggen wij gemotiveerd uit waarom.

9. Wat kun je doen als je een privacyklacht hebt?

Heb je een klacht over de manier waarop Tally met jouw persoonsgegevens omgaat, dan vragen wij je om eerst contact met ons op te nemen via support@tally.money. Dit geldt bijvoorbeeld wanneer je vermoedt dat er sprake is van misbruik van gegevens of een datalek. Wij zullen samen met jou zoeken naar een passende oplossing.

Daarnaast heb je altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Tally kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld wanneer wij onze dienstverlening wijzigen of andere persoonsgegevens gaan verwerken.

De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op de website van Tally. Wij raden je aan deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Heb je vragen over deze privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op via support@tally.money. Wij streven ernaar om binnen één werkdag te reageren.